Office manager, un métier multitâches

Le rôle de l’Office Manager… ou comment mettre de l’humain au coeur de l’entreprise !

La fonction d’office manager est apparue en entreprise il y a environ 10 ans. Venu tout droit des pays anglo-saxons, le rôle d’office manager demeure un peu flou à l’heure actuelle.

Pourtant, son rôle s’avère primordial dans le développement d’une entreprise, un pilier central autour duquel la transformation numérique vient s’appuyer.

Pourquoi est-ce si important ? Quelles sont les fonctions et les qualités d’un office manager ?

 

Comprendre ce qu’est l’office manager

L’office manager n’est pas uniquement rattaché à cadre de l’entreprise ou encore à un dirigeant.

C’est aussi un professionnel pluridisciplinaire qui reste proche de l’assistant de direction si besoin, selon le degré d’autonomie du dirigeant.

Que fait l’office manager en entreprise ?

 

La seule différence avec un assistant de direction est que l’office manager prend en charge des activités très variées en bénéficiant d’une grande autonomie de décision et d’action.

 

C’est un poste que l’on peut qualifier de « touche-à-tout » extrêmement riche qui requiert une grande capacité d’adaptation.

 

Au bout d’un certain temps, ayant acquis suffisamment de connaissances et d’expérience au sein de l’entreprise, l’office manager pourra avoir un pouvoir décisionnaire sur différents sujets.

Son rôle transversal au sein de l’entreprise lui permet de communiquer avec tous les services et d’être au fait des besoins et des attentes de tous.

C’est l’acteur indispensable à une bonne coordination en entreprise.

 

Un pivot pour l’entreprise

Grâce à son rôle multifonctionnel, l’office manager correspond davantage à une personnalité qu’à une formation en particulier.

 

En effet, chaque jour en tant qu’office manager s’avère différent et riche en rebondissements. Cela requiert une grande souplesse de caractère qui n’est pas toujours évidente.

L’office manager ou le pilier de l’entreprise

Posté clé qui se développe peu à peu en entreprise, l’office manager est souvent cette personne sur laquelle on vient « se reposer » quand quelque chose ne va pas, quand on a besoin d’un petit coup de pouce.

 

Véritable baromètre de l’entreprise, ce professionnel détermine souvent l’ambiance voire la motivation des équipes de l’entreprise.

Étant en contact avec la plupart des salariés et la direction, c’est le 1e interlocuteur à qui l’on se confie.

En bon professionnel, l’office manager peut alors apporter un feedback concret et réaliste quant aux besoins et attentes de chacun.

 

Les qualités d’un office manager

Même si l’office manager doit indéniablement posséder des connaissances techniques et informatiques pour ce poste, ce sont surtout des traits de caractère et une personnalité entière qui sont à prendre en compte.

 

la capacité d’adaptation de l’office managerUne intelligence situationnelle

En fonction de situations, il convient que l’office manager ait les bons codes, le bon positionnement et les bonnes réactions.

Ainsi, il ou elle peut prendre les bonnes décisions pour répondre de la façon la plus efficace possible à son interlocuteur.

Personnalisation du caméléon, l’office manager fait preuve d’une grande capacité d’adaptation.

 

Le sens de la confidentialité

Étant en contact auprès de tous les salariés, employés et dirigeants d’une entreprise, l’office manager a souvent accès à des informations de nature diverse, qu’elles soient financières, juridiques, stratégiques, etc.

 

Il ou elle doit être en mesure de garder le secret et de ne jamais divulguer ces données essentielles aux autres collaborateurs.

 

Une tendance altruiste

L’office manager tient le rôle de facilitateur au sein de l’entreprise et entre les différents services.

Il sait anticiper, prévoie, accompagner et organiser le quotidien de chacun pour les aider au maximum afin que chacun se concentre sur son travail.

Savoir faire passer les besoins des autres avant les siens est une condition sine qua non pour tenir cette fonction d’office manager.

 

les qualités d’un office manager

 

Une sensibilité pour l’empathie

Rôle clé dans l’entreprise, l’office manager doit savoir insuffler une énergie positive et bénéfique à chacun pour que chaque collaborateur soit dans les meilleures conditions possibles pour faire ce qu’il a à faire.

 

De plus, en cas de problème — qu’ils soient individuels ou collectifs — l’office manager doit demeurer à l’écoute pour comprendre puis conseiller de manière avisée.

 

Gestionnaire du stress et agilité intellectuelle

Gérer une équipe, une direction et des collaborateurs n’est pas reposant, loin de là.

Quand il faut faire face à des urgences, à un surcroît de travail, à des pannes diverses ou à des réorganisations de planning, l’office manger joue le rôle de fusible. Il doit garder un certain sang-froid pour répondre calmement aux exigences de chaque situation.

 

Cette agilité intellectuelle et cette capacité à gérer ses émotions — et celle des autres parfois — lui permettent de comprendre les tenants et aboutissants du management en entreprise, puis de décider des actions à mettre en place le cas échéant.

 

On le voit, le rôle d’office manager est très complet. On comprend cette notion de superhéros quand il s’agit de répondre à tous les besoins en n’oubliant jamais de garder un bien-être en entreprise et une qualité de vie au travail pour chacun.

 

Pourquoi choisir un office manager en 2019 ?

 

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