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Le métier d’Office Manager

Qu’est-ce que le métier d’Office Manager ?

 

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Le métier d’Office Manager recouvre des réalités différentes en fonction de la structure dans laquelle il s’exerce. Pourtant, cette profession est en plein essor dans l’Hexagone depuis quelques années puisqu’elle apparait plus diversifiée et plus moderne que le métier d’assistant de direction.

Vous vous demandez ce qu’est le métier d’Office Manager ou comment devenir un bon Office Manager ? Cet article vous présente les principales missions de cette fonction, mais également les compétences et les formations pour devenir un Office Manager performant.

Les personnes qui souhaitent une requalification de leur poste pourront s’appuyer sur les informations présentées ci-dessous pour appuyer leur demande auprès de leur direction ou des services de ressources humaines.

Les missions de l’Office Manager

Qualifié parfois d’assistant de haut niveau ou de « super assistant », un Office Manager occupe l’interface entre la direction et le personnel, mais également entre la direction et les partenaires/prestataires de l’entreprise. Il est responsable des fonctions administratives et transverses de la structure dans laquelle il exerce.

Les missions de l’Office Manager se divisent en plusieurs domaines en fonction de la taille et du secteur de l’entreprise comme les ressources humaines, la comptabilité, l’administratif général, l’événementiel et la communication ou la qualité de vie au travail. Découvrez une diversité de tâches, non exhaustives, confiées à l’Office Manager par secteur.

 

L’administratif général

  • Gestion de l’agenda de la direction
  • Pilotage des équipes administratives : secrétaires, assistants administratifs, assistants de ressources humaines, gestionnaires de paie…
  • Gestion du courrier, de l’archivage et du standard téléphonique
  • Organisation des réunions et rédaction des synthèses
  • Coordination des services généraux : maintenance, sécurité, logistique…
  • Gestion commerciale avec les clients et les fournisseurs
  • Appui juridique : rédaction de documents, veille juridique…

Les ressources humaines — RH

  • Gestion des recrutements : première sélection des CV, accueil des candidats, envoi des réponses…
  • Création et mise à jour des fiches de poste
  • Gestion des ressources humaines : rédaction des contrats, suivi des congés, administration du personnel…
  • Gestion de la formation des salariés : relation avec l’OPCA, rédaction du plan de formation, suivi des entretiens professionnels…

La comptabilité

  • Gestion de la facturation
  • Établissement de la paie
  • Gestion de la trésorerie
  • Rédaction du bilan financier et des documents comptables

L’événementiel et la communication

  • Gestion de la communication interne et externe
  • Organisation des événements : pilotage de projets événementiels, gestion du budget, de la logistique et de la planification…

La qualité de vie au travail

  • Création et maintien d’une bonne ambiance de travail et de relations sereines entre les salariés
  • Organisation de services pour le bien-être des salariés : sorties en équipe, petits-déjeuners, abonnements sportifs, crèches, conciergerie…
  • Aménagement des espaces de travail
  • Rédaction du document unique d’analyse des risques et suivi des actions correctives

Rassurez-vous ! Un Office Manager occupe rarement l’ensemble de ces missions sans l’assistance d’un ou de plusieurs salariés sous sa hiérarchie directe. Cependant, plus l’entreprise est petite, plus les missions de l’Office Manager sont variées et requièrent de multiples compétences.

Les compétences pour devenir Office Manager

Pour devenir un Office Manager efficace, il est important de développer certaines compétences techniques et comportementales. Accumuler ces hard skills et soft skills vous permettra de vous rapprocher de votre objectif pour devenir un Office Manager performant.

Hard skills — Compétences techniques

  • Maîtrise de la bureautique : traitement de texte, tableur, logiciel de type « PowerPoint », mail, logiciels de l’entreprise : logiciels de gestion de planning, de paie, de gestion de projet…
  • Gestion administrative
  • Connaissance de la législation sociale et du droit du travail
  • Compétences comptables : paie, facturation…
  • Méthodologie de projet : planification, budget, pilotage de projet événementiel…
  • Maîtrise parfaite de la langue française

Soft skills – Compétences comportementales

  • Être polyvalent et autonome
  • Savoir prioriser et faire preuve d’organisation
  • Être force de proposition
  • Avoir un très bon relationnel

Les qualités humaines, comme la discrétion et l’empathie par exemple, sont indispensables pour devenir un bon Office Manager. Néanmoins, une formation reste un avantage non négligeable pour l’obtention d’un poste, voire d’une promotion.

Les formations et l’avenir de l’Office Manager

L’expérience professionnelle et la capacité du candidat à démontrer sa polyvalence et sa capacité d’adaptation sont les principaux atouts pour obtenir un poste d’Office Manager. Malgré tout, les formations certifiantes ou diplômantes restent des leviers de promotion intéressants.

Les formations pour devenir Office Manager

Jusqu’à présent, un BTS d’assistant manager ou d’assistant de gestion PME-PMI suffisait pour postuler à un poste d’Office Manager. Néanmoins, les employeurs exigent de plus en plus souvent des formations de niveaux Bac +3 à Bac +5. Si vous n’avez pas beaucoup d’expériences professionnelles et que vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour décrocher un poste, vous pouvez vous orienter vers une licence professionnelle ou un master en Management.

Les perspectives d’avenir d’un Office Manager

Considéré couramment comme une évolution du poste d’assistant de direction, le poste d’Office Manager peut mener vers des fonctions de responsable administratif dans de plus grandes entreprises ou de responsable de services généraux par exemple.

De plus, un Office Manager qui occupe des missions récurrentes en communication, en événementiel et sur la qualité de vie au travail peut choisir de s’orienter vers un poste de Chief Happiness Officer. Ce métier récent en France et en plein essor permet de recentrer l’humain au cœur de l’entreprise. Véritable chef d’orchestre de la qualité de vie au travail — QVT — le Chief Happiness Officer exerce principalement dans les startups ou les grandes entreprises.

 

Lorsque le poste d’Office Manager est exercé au sein d’une TPE, voire d’une PME, il est souvent difficile d’évoluer au sein de l’entreprise au vu de la pluralité des missions. Cependant, des négociations salariales sont parfois possibles. Par ailleurs, si vous êtes déjà un Office Manager performant et que vous vous épanouissez professionnellement dans cette structure, il peut être intéressant d’axer vos perspectives d’avenir sur une amélioration de la qualité de vie au travail : une dimension souvent négligée, faute de temps. Pourquoi ne pas commencer par une amélioration de votre environnement de travail ?

 

 

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